INTRODUCCIÓN

Todos tenemos 24 horas en un día y vivimos las mismas 168 que tiene la semana. Sin embargo, en ciertas épocas de la vida experimentamos esas horas de una manera más intensa que en otras.

Si has elegido leer este libro, tal vez sea porque estás atravesando un torbellino. Las mañanas son una carrera para lograr que toda la familia salga por la puerta. El ritmo de los días laborales lo marcan las reuniones de trabajo y las deadlines. Las noches llegan mucho más rápido de lo que te parece posible. El lunes despiertas y, cuando te detienes un instante a respirar, de repente te das cuenta de que ya es jueves. Los fines de semana exigen que impongas una serie particular de órdenes marciales para asegurarte de que todos lleguen adonde se supone que deben estar, más o menos a la hora que dijeron que llegarían. Las horas tienen que darte todo lo que les exiges.

Yo también vivo años así. Un día cualquiera en mi circo suburbano puede incluir alguna de las ridiculeces que implica criar a mis cinco hijos, Jasper, Sam, Ruth, Alex y Henry, tomando en cuenta su amplio rango de edades: desde un bebé hasta los adolescentes. Mi esposo Michael y yo manejamos la logística de dos carreras profesionales y siempre hay alguna otra actividad que podríamos estar realizando. En los años recientes de pandemia decidimos incrementar la complejidad de nuestras vidas, así que adquirimos y renovamos una casa histórica y trajimos un cachorro al hogar. No fue una imposición, fueron cosas que anhelábamos y decidimos hacer. El resultado es que, algunos días, nos sentimos como malabaristas equilibrando más de 10 platos en varas. A veces pasa que alguno tiene programada una reunión antes de la hora del inicio de clases y, de pronto, llega un trabajador a reparar ese electrodoméstico que lleva tiempo averiado. El perro necesita estar en otro lugar mientras yo doy un discurso en línea, y si participo en una videoconferencia por la noche, ya tarde, el hijo que suele usar mi laptop para sus tutorías necesitará contar con otra computadora.

Quizá tú también sientes que tu vida es como una de las pistas de este circo. Tal vez te lanzaste ahí por decisión personal, o también es probable que un día hayas despertado y comprendido que los engranajes de tu maquinaria se multiplicaron mientras estabas un poco distraído. Pero no te preocupes: es posible mantener los platos girando sobre las varas. Cuando utilizas tus calendarios, agendas y sistemas de planificación puedes ser muy bueno para gestionar el tiempo, pero el desempeño exige tanto esfuerzo que es muy sencillo que sucesos de poca importancia agraven la situación, y entonces puedes sentir que la vida te arrastra. Los años se te escurren entre los dedos y desaparecen mientras tú te encuentras en un estado general de estrés o fatiga porque inviertes demasiada energía mental en preocuparte por la logística cotidiana.

He pasado los últimos 15 años escribiendo sobre la administración del tiempo. He visto los horarios de miles de personas. He hablado con ellas respecto a las dificultades que enfrentan. Me he dado cuenta de que el hecho de que a la gente exitosa le pregunten con frecuencia “¿Cómo lo logras?” en realidad es una manera de expresar un lamento por el cansancio generalizado. No lo dicen porque quieran saber cómo organizar un horario de verano o dirigir reuniones que empiecen y terminen a tiempo, aunque este tipo de habilidades sea importante. En sí, lo que la gente quiere es averiguar cómo puede disfrutar del tiempo que tiene y tendrá mientras esté en este planeta. Las personas quieren dejar de sentir que, si no están en una constante carrera contra el reloj, están deseando que el tiempo pase rápido. Quizá necesitemos que nuestros minutos nos provean todo lo que les exigimos, pero como los platos que mantenemos en equilibrio no van a dejar de girar como por arte de magia, tendremos que aplacar el caos y encontrar la alegría en medio de nuestros atareados días. No tiene caso esperar a que lleguen las vacaciones porque, de todas formas, si todavía tienes un bebé que en esas vacaciones no sigue sus horarios normales, no te vas a relajar. La vida no será menos frenética la siguiente semana ni el año que viene. ¿Cuándo tenemos que darnos tiempo para lo que importa? Ahora. Necesitamos estrategias prácticas y sencillas para que las cosas sucedan en el presente.

Las lecciones aprendidas en los registros de tiempo

Estar tranquilo significa sentirse sereno y en paz, estar libre de la agitación. Cuando empecé a ponderar esta palabra, imaginé la meditación silenciosa en algún retiro en las montañas, en un lugar donde no escucharía los sopladores de hojas en los jardines, ni el martilleo del proyecto de renovación del techo del vecino.

Sin embargo, entre más lo pensaba y analizaba, más me daba cuenta de que no notaríamos la serenidad si en la vida todo estuviera sereno. Cuando los alcohólicos que están en proceso de superar su adicción rezan la famosa Oración de la Serenidad y piden “serenidad para aceptar las cosas que no puedo cambiar” y “valor para cambiar las cosas que puedo”, por lo general no enfrentan una vida en la que todo funcione de maravilla. El objetivo es tener tranquilidad incluso si la vida es complicada, desafiante y, en ocasiones, caótica.

En una ocasión, un lector expresó este deseo de la siguiente forma: “Quiero despertarme y sentir anhelo, porque sé que, sin importar los dilemas que puedan presentarse, hay un plan”. Yo quiero estrategias que permitan que la vida se viva mejor, que sea más manejable y gozosa, incluso el martes, cuando voy manejando para llevar a mis hijos a sus actividades, o cuando tengo que esperar cada pausa de los jardineros y sus ensordecedoras máquinas mientras podan los árboles del vecino, para intercalar la grabación de mis podcasts.

Por todo esto, al mismo tiempo que he estado analizando los horarios de otras personas y compartiendo con la gente, a través de libros y conferencias, todo lo que he aprendido, también he tratado de implementar las estrategias más promisorias en mi propia vida. Gracias a eso, en la última década he logrado resumir todas estas ideas y causar el mayor impacto posible con nueve reglas prácticas.

• Fija una hora para irte a dormir
• Usa los viernes para planificar
• Muévete antes de las 3 p.m.
• Tres veces a la semana forman un hábito
• Reserva un espacio de respaldo
• Una gran aventura, una pequeña aventura
• Tómate una noche
• Agrupa las tareas triviales
• Mejor con esfuerzo que sin esfuerzo

Todas estas frases pegajosas se enfocan en conceptos profundos respecto al tema que exploraremos en este libro: la administración del tiempo. Sin embargo, también sugieren acciones claras y directas. Cuando me rijo por estas reglas, percibo que mi vida es mejor, me siento más en control de todos los aspectos que suelen escapárseme de las manos a toda velocidad. Mi existencia es rica y plena, como si aprovechara mejor el tiempo que me ha sido otorgado porque no hago cosas solo por llenar un calendario, sino porque quiero administrar y proteger las posibilidades de la vida. De esta manera puedo decirles “sí” a las oportunidades cuando se presentan. Hago espacio para escribir, correr, cantar y leer, y para las aventuras que me inyectan la energía que requiero para llevar a cabo todo lo que necesito hacer.

He visto que estas estrategias les funcionan a otras personas que están sumergidas en esos años atareados en los que uno construye una carrera y forma una familia al mismo tiempo.

Es el caso de una pareja que usaré como ejemplo. Cuando sus niños pequeños crecieron y ya no se vieron forzados a irse a dormir a las 8 p.m., el matrimonio perdió el tiempo que compartía por las noches. No obstante, aprendieron la Regla 4: “Tres veces a la semana forman un hábito”. Revisaron sus horarios semanales y descubrieron que, para reestructurar su tiempo como pareja, podían almorzar juntos; ir a tomar algo a un bar del vecindario mientras en casa se entretenían los niños que ya tenían edad suficiente para quedarse solos, y conversar algunos minutos en la terraza los fines de semana.

Una profesora que necesitaba horas para escribir artículos y publicarlos, pero carecía de tiempo porque con frecuencia tenía que renunciar a su plan por cumplir con sus responsabilidades académicas, aprendió la Regla 5: “Reserva un espacio de respaldo”. Estos espacios permitieron que lo que en verdad le importaba sucediera, incluso cuando las cosas no salían como las había planeado. No resulta sorprendente que haya podido acelerar el paso y enviar sus artículos a tiempo.

Una ocupada ingeniera de software que tenía tres niños aprendió la Regla 7: “Tómate una noche”, la cual se refiere a tomar una noche de descanso y alejarse de las responsabilidades laborales y familiares. Adoptar este hábito le permitió establecer un partido semanal de tenis con sus hermanas, hecho que aumentó en gran medida la alegría en su vida.

El proyecto Un martes más tranquilo

Me encanta recibir mensajes de la gente contándome sobre sus transformaciones. Me fascina enterarme de la manera en que mejoran sus horarios y de los cambios positivos que mucha gente hace en su comunidad cuando ya no se siente exhausta y abrumada. Vivimos en un mundo enorme, así que un buen detective puede encontrar anécdotas sobre prácticamente cualquier cosa. Cuando recomiendo algo, siempre quiero confirmar que mi consejo en verdad le fue útil a alguien, pero para lograr eso, necesito que la gente ponga a prueba mis reglas de forma sistemática y me envíe sus comentarios sobre los cambios que se produjeron en su vida.

Para averiguar si las reglas de este libro le funcionaban a alguien además de mí y las personas que recibían mis correos electrónicos, en la primavera de 2021 fundé el proyecto Un martes más tranquilo. Este proyecto es, en realidad, un estudio sobre el uso y la percepción del tiempo. Quise averiguar si la gente ocupada podía implementar en su vida cambios prácticos que le permitieran sentirse mejor respecto a su tiempo. Recopilé información cuantitativa sobre la satisfacción, así como una enorme cantidad de observaciones sobre la vida y los horarios de los participantes.

Aproximadamente 150 personas completaron este programa de 10 semanas. La mayoría, 65 por ciento, trabajaba más de 35 horas pagadas por semana, y 71 por ciento tenía niños menores de 18 años viviendo en casa.

Al principio del estudio la gente completó un registro o bitácora de un día completo. En él escribieron de qué manera pasaron el día anterior. Esto me ayudó a comprender sus actitudes y comportamientos básicos relacionados con la administración del tiempo. Con base en una escala de 7 puntos, los participantes respondieron en qué medida estaban de acuerdo o en desacuerdo con varias afirmaciones sobre su satisfacción con el tiempo. Por ejemplo: “Ayer avancé en mis objetivos profesionales” o “Ayer tuve suficiente energía para hacerme cargo de mis responsabilidades” (en el Apéndice encontrarás mi escala completa de la satisfacción respecto al tiempo). Asimismo, la gente respondió preguntas sobre sus inquietudes particulares y sobre qué funcionaba y qué no.

Me preocupaba que la gente ocupada contestara de forma lacónica a las preguntas abiertas, pero no tenía caso. Cuando insté a los participantes a reflexionar respecto a sus horas y su vida, todos compartieron reflexiones personales muy profundas sobre lo difícil que era aplacar el caos y darse tiempo para lo que en verdad importaba: preocupaciones que parecen tener todas las personas que enfrentan el torbellino de los años vertiginosos.

• “Suelo terminar haciendo las cosas al último minuto, y eso me estresa muchísimo”.
• “Siempre siento que estoy corriendo para ponerme al día, rara vez tengo todo bajo control, a pesar de que creo contar con un sistema de planeamiento bastante bueno”.
• “Tengo el mal hábito de sobreestimar lo que puedo lograr en un día o en una semana. Me permito hacer listas poco reales de pendientes, y luego me siento culpable por no avanzar lo suficiente”.
• “Pierdo el tiempo haciendo cosas como limpiar, administrar y dar mantenimiento”.
• “En mi departamento no tenemos suficientes empleados, y aunado a las pocas horas que da servicio la guardería, mi viaje interurbano de más de una hora y el burnout general, me cuesta trabajo llevar a cabo mis tareas en la semana, y a menudo tengo que trabajar entre siestas los fines de semana”.
• “En mi oficina organizan demasiadas juntas para discutir sobre nada”.
• “Cuando estoy en el trabajo, me la paso pensando en los niños, y cuando estoy con los niños, me la paso pensando en el trabajo”.
• “Mi lista de pendientes del trabajo es interminable. He tratado de aplicar distintos sistemas para priorizar, pero nada me funciona. Tengo una lista de pendientes personales que llevo a cabo a la hora del almuerzo, pero luego tengo que trabajar al mismo tiempo. Tengo una lista de pendientes personales en la que quiero trabajar después de la cena, pero cuando termino de lavar los trastes ya no tengo energía… Por eso siento que siempre estoy posponiendo todo”.
• “Mi vida es caótica, tengo que hacer malabares con varias pelotas. En ocasiones me siento estresado y abrumado”.
• “Termino mis tareas del día a día, pero me cuesta trabajo avanzar en los proyectos u objetivos a largo plazo”.
• “A pesar de que pasamos mucho tiempo con los niños, siento que, por el momento, no realizamos ninguna actividad de calidad juntos”.
• “Tengo poco tiempo para mí y termino desvelándome demasiado, porque quiero tenerlo”.
• “En lugar de hacer algo que me relaje de verdad, cuando tengo tiempo libre desperdicio la mayor parte en redes sociales leyendo cosas negativas y noticias sobre catástrofes”.
• “Me encanta leer, hacer ejercicio, cocinar por gusto… pero cuando hago estas cosas me siento culpable incluso si se presenta la oportunidad. Estoy tan acostumbrada a sentir que estoy haciendo algo productivo y que voy a tachar un pendiente de mi lista, que ya no disfruto de estas actividades como antes. El tiempo libre sin culpa es un concepto muy elusivo”.
• “Todo el tiempo siento que me faltan horas en el día para encargarme de mi vida y de mi familia”.

Por suerte, no todas las noticias fueron malas. Mucha de la gente que reflexionó sobre sus horarios y su vida también encontró aspectos positivos. Estaban siendo muy productivos, por ejemplo. Cumplían con sus fechas límite. Sus niños llegaban a tiempo adonde debían estar. Pero, claro, muchos afirmaron sentir que pasaban todo el tiempo “trabajando o cuidando a los niños”, como dijo alguien por ahí. La gente tiene poco tiempo para las actividades que podrían imbuirle más alegría y significado a su vida.

Comprendo bien todas estas dificultades, pero también creo que es posible tomar ciertas medidas prácticas para enfrentarlas, incluso cuando sentimos que nuestros años son tan atareados que no nos queda ni un minuto. Nunca podremos tener más horas en un día, por eso necesitamos aprender a funcionar con lo que contamos.

Nueve semanas, nueve reglas

Después de responder la encuesta inicial, los participantes recibieron algunos correos cada semana, durante las nueve que duró el proceso. Los viernes les enviaba una descripción breve de una estrategia de administración del tiempo. Luego respondían algunas preguntas sobre cómo planeaban aplicar la regla de la semana en su vida. Les pedía que anticiparan los impedimentos y que pensaran cómo los enfrentarían. Los lunes les enviaba un correo con un recordatorio sobre la estrategia. Los jueves enviaba un correo de seguimiento que incluía una encuesta sobre cómo les había ido en la semana. ¿De qué manera implementaron cada regla? ¿Qué les funcionó? ¿Qué no les funcionó? ¿Planeaban continuar aplicándola? También les preguntaba si seguían usando las de las semanas anteriores.

Al final de las nueve semanas, los participantes recibieron una encuesta de seguimiento con un formato de registro para las actividades de un día, así como más preguntas sobre cómo se sentían respecto a su tiempo. Luego continué el monitoreo para ver qué reglas se habían convertido en hábito: un mes y tres meses después.

La buena noticia es que estas nueve estrategias prácticas mejoraron la vida de los participantes. Las opiniones sobre el nivel de satisfacción respecto a su tiempo también mejoraron y hubo un aumento significativo entre la encuesta inicial y la realizada una vez terminado el proyecto. El nivel de satisfacción de la gente en relación con la manera en que invertía su tiempo “en general” aumentó 16 por ciento entre el inicio del proyecto y el final, nueve semanas después. La satisfacción en torno a cómo usaron su tiempo “el día anterior” aumentó 17 por ciento.

Como grupo, los participantes mejoraron en todas las mediciones sobre el tiempo, pero algunos de los progresos más notables se presentaron en “cuán feliz se sentía la gente respecto a su tiempo libre”. Los participantes se sentían menos propensos a pensar que estaban desperdiciando el tiempo. La aceptación de la frase “Ayer me sentí feliz respecto a cómo pasé mi tiempo libre” aumentó 20 por ciento entre la encuesta inicial y la final. La aceptación de la afirmación “Ayer no desperdicié tiempo en actividades que no son importantes para mí” dio un salto de 32 por ciento, del inicio al final del proyecto.

Estas cifras me hicieron feliz, claro, pero las reflexiones de los participantes fueron la mayor recompensa. En el formato de registro de actividades que incluí en la encuesta final vi una sorprendente cantidad de signos de exclamación en los comentarios de la gente respecto al impacto que las reglas tuvieron en su vida. También dieron detalles más específicos, les fue más sencillo recordar qué habían hecho el día anterior (las calificaciones en relación con el recuerdo aumentaron 7 por ciento de la encuesta inicial a la final). Los participantes vieron lo que lograron al elegir cómo invertir su tiempo. Uno de ellos comentó: “Desperté a las 6:30 a.m. sintiendo que había descansado bien porque la noche anterior me acosté entre 10 p.m. y 10:30 p.m.”, y “Fui muy productivo durante mis horas de trabajo porque, como planeé la semana con anticipación, tuve una noción clara de lo que necesitaba hacer”.

Este sentimiento de satisfacción apareció incluso en registros en los que se presentaron situaciones difíciles. Una participante que estaba siguiendo la regla “Una gran aventura, una pequeña aventura” había planeado un picnic con una amiga, pero cuando estaba a punto de salir, descubrió que alguien había robado el convertidor catalítico de su automóvil.

Por lo que se puede leer en su registro, consiguió que alguien la llevara y pudo asistir al picnic de todas maneras.

“El proyecto Un martes más tranquilo me ha animado a tener una intención más clara al usar mi tiempo cuando necesito gozar y descansar”, escribió un participante. “La mayor sorpresa fue descubrir lo sencillo que era aplicar cada regla y la gran diferencia que marcaban semana a semana. Tal vez no todo fue siempre perfecto, pero incluso implementar una regla de manera parcial me permitió notar el cambio”, escribió otra.

Creo que tú tendrás los mismos resultados. Si sigues estas nueve reglas también te sentirás más satisfecho con tu tiempo de manera general y respecto a la forma en que pases las horas un martes común y corriente.

Cómo debes leer este libro

Cada capítulo del libro cubre una de las nueve maneras de aplacar el caos y darse tiempo para lo que sí importa: por qué funciona la regla, cuál es la filosofía que la respalda y de qué forma la puedes implementar en tu vida, como lo hicieron los participantes de mi proyecto. Las reglas se dividen en tres categorías:

Primero tenemos las reglas fundacionales que promueven el bienestar y nos animan a pensar de manera más estratégica respecto al tiempo.

Después analizaremos las estrategias para lograr que sucedan cosas buenas y aprenderemos a incluir de manera consciente más actividades disfrutables en nuestra agenda sin importar los imprevistos.

Por último, examinaremos la manera de desperdiciar menos tiempo, es decir, cómo pasar menos horas haciendo cosas en las que todos preferiríamos enfocarnos menos a largo plazo.

Para incrementar el impacto de estas reglas, te recomiendo leer de principio a fin todo el libro para familiarizarte con el contenido. Luego puedes regresar al inicio y tratar de implementar las reglas en orden. Puedes ir sumando una regla cada semana como lo hicieron los participantes del proyecto Un martes más tranquilo, o incluso una cada mes, si lo que buscas es iniciar un proyecto personal a largo plazo. Cada vez que abordes una nueva regla, hazte las preguntas de planeamiento que aparecen al final de cada capítulo; estas te ayudarán a pensar en cómo la regla podría funcionar en tu vida y, si anticipas los impedimentos, también te servirán para enfrentarlos mejor. Una vez que hayas incorporado y probado la regla por algún tiempo, ve a las preguntas de implementación. ¿Cómo funcionó la estrategia? ¿Tuviste que hacer modificaciones? ¿Te enfrentaste a impedimentos inesperados o distintos? De ser así, ¿qué puedes hacer al respecto?

Puedes empezar a seguir algunas de las reglas de inmediato y notar los resultados, como “Mejor con esfuerzo que sin esfuerzo”. Para otras, como “Usa los viernes para planificar”, necesitarás dejar pasar unas semanas antes de percibir los efectos. Algunas, como “Tómate una noche”, podrían requerir de un periodo más amplio para ejercer cambios, en especial si decides comprometerte con un proyecto a largo plazo. Si lees el libro de principio a fin y luego regresas al inicio y diseñas un programa para abordar las reglas, una por una, podrás tomar en cuenta las diferencias entre las distintas estrategias.

Te sugiero que vayas en orden porque las reglas se van construyendo una sobre la otra. A medida que leas el libro, tal vez descubras que ya has implementado algunas, al menos, durante algún tiempo. Muchos de los participantes del proyecto Un martes más tranquilo comentaron que eran estudiantes devotos de los libros para el desarrollo personal y la productividad, y, claro, esta fue una razón más para emocionarme al ver que los niveles de satisfacción respecto a su tiempo habían aumentado tanto. A todos nos resultan útiles los recordatorios para no olvidar los buenos hábitos. Cada capítulo contiene una estrategia bonus que se puede poner a prueba después de haber convertido la regla principal en hábito, pero es para los lectores de un nivel más avanzado. Estos pequeños cambios podrían ayudarte a obten

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