INTRODUCCIÓN

MARIE KONDO

¿Tienes la mesa siempre enterrada bajo montañas de documentos? «¡Uf! ¿Dónde he puesto el informe que tengo que entregar mañana?».

¿Tienes una lista interminable de correos electrónicos pendientes por mucho que entres en tu cuenta? «Sobre el correo que le mandé ayer…». «¿Qué correo?».

¿Tienes la agenda abarrotada de citas con personas a las que ni tan siquiera quieres ver?

¿Sigues funcionando así todos los días porque te has olvidado de lo que verdaderamente querías hacer?

¿Te cuesta tomar decisiones?

Te estás preguntando: «¿Se reduce la vida a esto? ¿A ir tachando cosas de una lista de tareas pendientes? ¿No hay ninguna manera de restablecer el orden en mi trabajo, mi carrera profesional, mi vida?».

Si te identificas con alguna de estas reflexiones, hay una solución: ordenar.

Este libro no solo trata de cómo ordenar tu espacio de trabajo. Trata de cómo poner en orden los aspectos físicos y no físicos de tu trabajo, incluidos tus datos digitales, tu tiempo, tus decisiones y tu red de contactos, y de cómo generar alegría en tu vida profesional.

Muchas personas se desaniman en cuanto oyen la palabra «ordenar». «¡Me es imposible sacar tiempo para eso! Ya estoy demasiado ocupado», protestan. «Tengo que tomar demasiadas decisiones como para pensar siquiera en ordenar», dicen algunas, mientras que otras afirman: «Ya lo he intentado. Ordené todos mis documentos y ahora vuelven a ser un desastre».

Muchas personas no creen que puedan hallar alegría en su trabajo. «Me paso el día yendo a reuniones que no sirven para nada. Ordenar no va a cambiar eso —insisten—. Además, hay demasiadas cosas que no dependen de mí. Es imposible que mi trabajo pueda darme alegría». Pero, de hecho, ordenar como es debido es lo que hace posible tener alegría en el trabajo.

Ordenar me fascina desde que tenía cinco años. Cultivé este interés durante toda mi época escolar y di mis primeros pasos como consultora de organización a los diecinueve años mientras aún estudiaba en la universidad. El método KonMari surgió de la experiencia que adquirí enseñando a otros a ordenar.

Mi enfoque tiene dos características que lo distinguen: es sencillo pero eficaz, asegurándote así que ya no volverás a recaer en el desorden, y se basa en un criterio de selección único: elegir lo que da alegría. Cuando nos preguntamos: «¿Me da esto alegría?», nos reconectamos con nuestro yo interior y descubrimos lo que es verdaderamente importante para nosotros. El resultado es un cambio de conducta duradero que imprime un rumbo positivo a nuestra vida.

Di a conocer este método en La magia del orden. Traducido a cuarenta idiomas, se han vendido más de doce millones de ejemplares en total. Me he pasado los últimos años difundiendo mi método por todo el mundo. Y durante este proceso, una pregunta ha surgido de forma reiterada: ¿Cómo podemos ordenar el espacio de trabajo y generar alegría en el trabajo?

La mayoría de las personas me ven como a una especialista en ordenar casas, no como a una experta en ordenar espacios de trabajo, y mucho menos en desarrollo profesional. No obstante, mientras trabajaba en una compañía japonesa, dediqué la mayor parte de mi tiempo libre a enseñar a directivos de otras empresas a ordenar su despacho. Incluso los empleados de la compañía en la que trabajaba empezaron a pedirme consejo. Al ver lo ocupada que empecé a estar dando estas clases, finalmente me decidí a dejar mi trabajo y establecerme como consultora independiente.

Mis consultores titulados continúan dando clases y conferencias sobre cómo ordenar el espacio de trabajo con el método KonMari. Comparten entre sí los conocimientos y experiencias que adquieren y modifican los contenidos según sea necesario. Mediante este proceso, ha quedado claro que ordenar contribuye en gran manera a mejorar el rendimiento laboral y aumentar la alegría que nos aporta trabajar.

Por ejemplo, los clientes nos han dicho que ha incrementado su volumen de ventas hasta un 20 por ciento, ha aumentado su eficiencia hasta el punto de poder irse a casa dos horas antes y les ha ayudado a replantearse el significado de su trabajo y a reavivar su pasión por él. Hemos visto innumerables ejemplos de cómo el orden puede mejorar la vida profesional, física y psicológicamente. De igual manera que ordenar la casa genera alegría en nuestra vida, ordenar el espacio de trabajo lo hace en nuestro entorno laboral, al ayudarnos a ser más organizados y obtener mejores resultados. Este libro nos revela los secretos de ese proceso.

Por supuesto, en el trabajo no todo puede evaluarse en función de si proporciona alegría o no. Existen normas de empresa que hay que acatar, superiores que toman decisiones que afectan a nuestro trabajo y compañeros con los que colaboramos. Tampoco basta con ordenar nuestro espacio de trabajo físico para que todo marche bien. Solo podemos generar verdadera alegría en nuestra vida profesional cuando hemos puesto en orden todos los aspectos que la componen, incluidos los correos electrónicos, los datos digitales, las tareas relacionadas con el trabajo y las reuniones.

Ahí es donde entra mi coautor, Scott. Como psicólogo organizacional y catedrático de ciencias empresariales en la Universidad Rice, Scott está a la vanguardia de las investigaciones para crear carreras profesionales más gratificantes y alegres. Su trabajo abarca un amplio abanico de temas; por ejemplo, cómo lograr una vida profesional que sea más positiva y tenga más sentido, cómo ser más eficaz y productivo en el trabajo y cómo resolver problemas empresariales. Basado en los resultados de estas investigaciones, su éxito de ventas Stretch muestra cómo podemos obtener éxito y satisfacción en el trabajo haciendo un mejor uso de lo que ya tenemos, sean competencias, conocimientos u objetos. Todo ello lo convierte en un destacado experto en cómo generar alegría en el trabajo. A lo largo de este libro, Scott aporta avanzadas investigaciones y datos científicos sobre organización y da lecciones prácticas sobre cómo ordenar los aspectos no físicos del trabajo.

En el capítulo 1, te ofrecemos datos relacionados con ordenar que estamos seguros de que te motivarán. Los capítulos 2 y 3 tratan de cómo ordenar tu espacio de trabajo. Los capítulos 4 a 9 abordan la organización de los datos digitales, el tiempo, las decisiones, la red de contactos, las reuniones y los equipos. El capítulo 10 trata de cómo multiplicar el impacto de ordenar en tu empresa. El último capítulo trasciende el contexto de ordenar y describe cosas que puedes hacer para generar aún más alegría en tu trabajo diario, así como la clase de mentalidad y actitud que conducen a una vida profesional alegre. Estas últimas páginas incluyen historias personales mías cuya intención es hacerte pensar en cómo puedes generar alegría en tu trabajo.

Esperamos que utilices este libro como la llave maestra para disfrutar de una vida profesional alegre.

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¿Por qué ordenar?

MARIE KONDO

¿Qué es lo primero que ves cuando llegas a la oficina los lunes por la mañana?

Para muchos, ¡una mesa llena de cosas, cosas y más cosas! Montañas de documentos, clips sueltos, cartas sin abrir desde quién sabe cuándo, libros por leer y un ordenador portátil cubierto de notas adhesivas para recordar las tareas pendientes. Y debajo de la mesa a menudo hay bolsas con regalos promocionales de clientes. Estoy segura de que la mayoría de las personas suspiran hondo al ver su mesa así y se preguntan cómo van a poder trabajar con lo desordenada que está.

Aki, administrativa en una agencia inmobiliaria, era de esas personas que sufría por tener la mesa desordenada. Aunque la suya no era muy grande (más o menos tan ancha como largo era su brazo y solo tenía tres cajones), nunca encontraba nada. Antes de una reunión, siempre se ponía a buscar frenéticamente las gafas, el bolígrafo o una carpeta, y a menudo tenía que reimprimir documentos y otro material cuando no conseguía encontrarlos. Con frecuencia se hartaba y decidía organizar su mesa, pero al final de la jornada estaba tan cansada que lo dejaba para «mañana» y, antes de irse a casa, apilaba en un lado todos los documentos que había utilizado ese día. Por supuesto, al día siguiente terminaba buscando en ese montón el material que necesitaba antes de ponerse siquiera a trabajar. Cuando por fin empezaba, ya estaba agotada. «Trabajar en esa mesa tan desordenada era de lo más deprimente», me dijo. Por desgracia, tenía buenas razones para sentirse así.

Varios estudios demuestran que el desorden nos sale mucho más caro de lo que podríamos imaginar, y en muchos sentidos. En una encuesta realizada a mil adultos estadounidenses en activo, el 90 por ciento pensaba que el desorden tenía un impacto negativo en su vida. Las principales razones que dieron fueron que reducía la productividad, propiciaba una actitud negativa, disminuía la motivación y reducía la felicidad.

El desorden también tiene efectos adversos en la salud. Según un estudio realizado por científicos de la UCLA[1], estar rodeados de demasiadas cosas incrementa las concentraciones de cortisol, una de las principales hormonas del estrés. Si nuestras concentraciones de cortisol se mantienen elevadas de forma permanente, pueden aumentar nuestra propensión a la depresión, el insomnio y otros trastornos mentales, así como a trastornos físicos relacionados con el estrés como cardiopatías, hipertensión y diabetes.

Además, investigaciones de psicología recientes demuestran que un entorno desordenado pone a prueba al cerebro. Cuando están rodeados de desorden, nuestros cerebros se encuentran tan ocupados registrando todas las cosas que hay alrededor que no podemos concentrarnos en lo que deberíamos hacer en cada momento, como abordar el trabajo que tenemos sobre la mesa o comunicarnos con los demás. Estamos distraídos, agobiados y nerviosos, y nuestra capacidad para tomar decisiones se reduce. El desorden, según parece, solo trae sufrimiento. De hecho, los datos demuestran que las personas como yo, que se entusiasman cuando ven una habitación desordenada y no pueden esperar a ordenarla, son una excepción.

Pero las personas no son las únicas afectadas. El desorden también es malo para el negocio. ¿Alguna vez te has pasado horas buscando algo en la oficina? ¿O incluso lo has perdido para siempre? Casi la mitad de los administrativos refieren perder un objeto importante relacionado con el trabajo al año. Puede ser un archivador, una calculadora, una unidad de memoria, un maletín, un ordenador portátil o un teléfono móvil. Reponer los artículos extraviados no solo cuesta dinero, sino que el hecho de perderlos provoca estrés emocional y genera residuos innecesarios que dañan el medio ambiente. No obstante, el mayor desperdicio es el tiempo invertido en buscarlos. Los datos demuestran que la búsqueda de objetos perdidos supone, de media, una semana de trabajo anual por empleado. En un período de cuatro años, eso equivale a un mes entero. Solo en Estados Unidos, esta pérdida de productividad, en términos económicos, asciende a casi 81.400 millones de euros anuales. Eso representa más del doble de las ganancias conjuntas de las cinco corporaciones más grandes del mundo.

Por impactantes que sean las cifras, esa es la realidad. Los efectos del desorden pueden ser devastadores. Sin embargo, no hay por qué preocuparse. Todos estos problemas se pueden resolver ordenando.

Cómo ordenar mi espacio de trabajo me cambió la vida

Después de terminar la carrera, conseguí trabajo en una agencia de empleo en el departamento de ventas. No obstante, la euforia por incorporarme a la población activa me duró poco. Aunque es natural que los empleados nuevos tengan dificultades al principio, parecía que mi rendimiento laboral nunca mejoraba. De las quince personas contratadas ese año, siempre me quedaba entre las tres últimas en cuanto a resultados de ventas.

Llegaba a la oficina temprano, me pasaba horas al teléfono intentando concertar citas con posibles clientes, acudía a las pocas que conseguía pactar y entre medias elaboraba listas de más posibles clientes. Por la tarde, bajaba rápidamente a comprarme un plato de fideos en una tienda de nuestro edificio y regresaba a mi mesa para preparar material. Parecía que siempre estuviera trabajando, pero nunca obtenía resultados.

Un día, después de otra desalentadora ronda de llamadas, colgué el teléfono con un hondo suspiro y bajé la cabeza. Al mirar mi mesa con abatimiento, me sobresaltó darme cuenta de que estaba hecha un desastre. Diseminados alrededor de mi teclado había un montón de listados antiguos de posibles clientes, un contrato a medio redactar, un vaso de papel con un poco de té que no me había terminado, una bolsita de té reseca, una botella de agua de hacía una semana, papelitos en los que había anotado consejos sobre ventas de mis compañeros, un libro de administración de empresas que alguien me había recomendado y no había abierto, un bolígrafo destapado, una grapadora con la que pensaba grapar una serie de papeles pero que se me había olvidado…

No daba crédito a lo que veía. ¿Cómo podía haberme ocurrido eso? Llevaba trabajando como consultora de organización desde que estaba en la universidad, pero, pese a mi confianza en mis competencias organizativas, estaba tan desbordada por mi nuevo empleo que ya no tenía tiempo para dedicarme a esa faceta profesional e incluso había descuidado el orden en casa. Sin saber cómo, había perdido el contacto con mi yo interior obsesionado por el orden. No era de extrañar que el trabajo no me fuera bien.

Impactada, al día siguiente fui a la oficina a las siete de la mañana para ordenar mi mesa. Haciendo uso de todos los conocimientos y técnicas que había perfeccionado con los años, terminé en menos de una hora. Pronto, mi espacio de trabajo estaba limpio y ordenado. Lo único que quedaba sobre mi mesa eran el teléfono y mi ordenador.

Aunque me gustaría decir que mi volumen de ventas aumentó de inmediato, el cambio no fue tan rápido. No obstante, me sentía mucho más feliz estando sentada a mi mesa. Encontraba los documentos que necesitaba al momento. No tenía que ponerme a buscar nada como una loca justo antes de correr a una reunión y, cuando regresaba, podía empezar la siguiente tarea de inmediato. Poco a poco, empecé a experimentar más alegría en mi trabajo.

Ordenar era mi pasión desde hacía años, y ya tenía el fuerte presentimiento de que poner la casa en orden podía cambiarle la vida a las personas. Pero en ese momento me di cuenta de que también era importante hacerlo en el espacio de trabajo. Sentada a mi mesa, que me parecía otra, presentía que tenerla ordenada me haría el trabajo más ameno y me ayudaría a amarlo.

Por qué ordenar mejora el rendimiento laboral

«Mi mesa está tan desordenada que me da vergüenza», me confesó un día mi compañera Lisa. Trabajaba en la misma planta que yo. Cuando me vio poner mi mesa en orden, se interesó y empezó a pedirme consejo. Ordenar nunca se le había dado bien ni siquiera de pequeña y la casa de sus padres estaba llena de cosas. Su piso, según me explicó, también era un desastre. «No solo no he ordenado nunca en mi vida, sino que ni se me había ocurrido que debiera hacerlo», dijo. Pero trabajando en una oficina se había dado cuenta de que su mesa estaba mucho más desordenada que la de cualquier otro compañero.

Su caso no es tan raro. Una diferencia importante entre una casa y un espacio de trabajo es que, en el entorno laboral, la gente nos ve. En casa, casi nadie ve nuestra ropa o libros, aunque estén tirados por el suelo. Pero una oficina es un espacio compartido, con lo que la diferencia entre una mesa ordenada y una desordenada es evidente para todos. De forma sorprendente, este hecho tiene un impacto mucho mayor en nuestra vida profesional de lo que la mayoría cree.

Varios estudios sobre evaluaciones de los empleados en el lugar de trabajo han demostrado que, cuanto más ordenado está el espacio de trabajo de una persona, más probable es que los demás la consideren ambiciosa, inteligente, afectuosa y tranquila, mientras que otro estudio demostró que a tales personas se las percibe como seguras, cordiales, diligentes y amables. La lista de adjetivos hace que parezcan verdaderas triunfadoras. Es más, los estudios demuestran que las personas ordenadas tienden a ganarse la confianza de los demás con mayor facilidad y tienen más probabilidades de conseguir un ascenso. Aparte de la importancia de la buena reputación para el desarrollo profesional, las investigaciones concluyen de forma reiterada que trabajamos en virtud de lo que se espera de nosotros. Cuando se espera mucho, nuestra confianza aumenta y solemos mejorar el rendimiento. Esta teoría, conocida como efecto Pigmalión, se basa en estudios que demuestran que las calificaciones de los alumnos mejoran cuando sienten que sus profesores esperan que destaquen. La importancia del efecto Pigmalión también ha quedado demostrada en el entorno laboral, donde el rendimiento de los empleados aumenta o disminuye en virtud de lo que se espera de ellos.

Los resultados de estos estudios se pueden resumir en tres sencillos puntos. Una mesa ordenada redunda en una mejor evaluación de nuestro carácter y capacidad. Eso nos sube la autoestima y aumenta nuestra motivación. En consecuencia, trabajamos más y nuestro rendimiento mejora. Visto así, ordenar parece un chollo, ¿no?

Después de aplicar mis lecciones a su espacio de trabajo, el volumen de ventas de Lisa aumentó, su jefe la colmó de elogios y su confianza en su trabajo mejoró cada vez más. En lo que a mí respecta, solo diré que saqué buena nota dentro de la empresa por mis aptitudes para ordenar y que eso me hizo feliz.

¿Es cierto que las personas desordenadas son más creativas?

Una mesa vacía y ordenada es aséptica y aburrida. «Si una mesa abarrotada es síntoma de una mente abarrotada, entonces ¿qué debemos pensar de una mesa vacía?». Estas palabras se han atribuido al genio creativo y físico Albert Einstein. Sean o no suyas, parece que su mesa estaba enterrada bajo montañas de libros y papeles. Asimismo, Pablo Picasso pintaba rodeado de un revoltijo de cuadros y, según dicen, Steve Jobs, el fundador de Apple, tenía el despacho desordenado a propósito. Las leyendas de genios con despachos caóticos son demasiado numerosas para mencionarlas todas. Como si quisiera corroborarlas, un estudio reciente realizado por investigadores de la Universidad de Minnesota concluyó que un entorno de trabajo desordenado tiene más probabilidades de generar ideas creativas.

Quizá porque hay muchas historias como estas, la gente a menudo me pide que le confirme si eso es así. «Pero tener la mesa desordenada es bueno, ¿no? —dicen—. Estimula la creatividad, ¿verdad?». Si te estás preguntando si tener la mesa desordenada también te hace más productivo y si te merece la pena leer el resto del libro, aquí tienes un pequeño ejercicio para que lo pruebes. Empieza imaginándote tu mesa en la oficina, tu despacho o tu lugar de trabajo. O, si estás sentado a ella en este momento, mira simplemente alrededor. A continuación, responde estas preguntas.

¿Te apetece sinceramente estar trabajando aquí ahora mismo?

¿De verdad te da alegría trabajar en esta mesa todos los días?

¿Estás seguro de estar sacándole todo el jugo a tu creatividad?

¿De verdad quieres volver a esto mañana?

Estas preguntas no pretenden hacerte sentir mal. Su objetivo es ayudarte a entrar en contacto con cómo te sientes en tu entorno de trabajo. Si has respondido que sí a todas ellas sin vacilar, tu grado de alegría en el trabajo es extraordinario. Pero si tu respuesta ha sido ambivalente, si has notado que se te encogía el corazón, aunque solo sea un poco, sin duda te merece la pena intentar organizarte.

Para serte sincera, realmente no importa si es mejor tener una mesa ordenada o una que sea un caos total. Lo más importante es que tú seas consciente de la clase de entorno que te genera alegría en el trabajo; que conozcas tus criterios de alegría. Y ordenar es una de las mejores maneras de averiguarlo. Muchos clientes que han utilizado este método para organizar su casa acaban con un hogar vacío y austero al terminar, solo para darse cuenta un poco más adelante de que lo quieren más decorado. Es entonces cuando empiezan a añadir retoques que les encantan. A menudo, las personas solo se dan cuenta de qué clase de entorno les da alegría

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