Qué significa planificar tu éxito con una mente extendida

Si nos conoces, sabrás que detestamos hacer las cosas porque sí y que siempre nos gusta hacerlas con un propósito. Un buen ejemplo de ello fue la elección del título de este libro.

Queríamos dejar claro que no se trata de otro libro más sobre planificación, ni en cuanto al significado y posibilidades que otorgamos a esta palabra, ni en cuanto al objetivo que nos planteamos al escribirlo: tu éxito.

También queríamos apartarnos de los clásicos libros de autoayuda y aclarar que el éxito al que nos referimos no es el éxito en general, sino un éxito concreto que definirás tú y, por tanto, adoptará la forma que tú quieras.

Por último, queríamos dejar claro que el grado de aprovechamiento de lo que aquí encontrarás será independiente del sistema de organización y gestión de recordatorios que utilices, aunque alcanzará su máximo potencial si dispones de una mente extendida, ya que esta es la base del método OPTIMA3® del que trata nuestra trilogía.

Empecemos por el principio y, en concreto, por el significado de «planificar». Como ya hemos adelantado en alguna ocasión, las palabras «plan», «planificar» y «planificación» tienen diversos significados. Esto obedece a dos razones.

La primera razón es que sus significados han evolucionado con el tiempo, por lo que los más recientes difieren notablemente de los más antiguos. Por este motivo, muchos de esos significados han quedado anticuados o incluso obsoletos, aunque todos sean correctos en sentido estricto.

La segunda razón es que hay quienes utilizan esas palabras de forma errónea. El error más común es incurrir en un tipo de metonimia que consiste en sustituir el todo por una parte, es decir, llamar «plan», «planificar» o «planificación» a una sola de las muchas actividades que abarcan estos conceptos y que solo representa una mínima parte de lo que significan.

Como puedes suponer, esa multiplicidad de significados e interpretaciones es el caldo de cultivo ideal para los malentendidos. Debido a esta circunstancia, varias personas pueden emplear dichas palabras en una misma conversación creyendo que hablan de lo mismo y, sin embargo, estar refiriéndose a cosas muy distintas. Lo peor de todo es que, cuando esto ocurre, nadie es consciente de ello. No hablamos de un caso hipotético. A nosotros nos pasó en más de una ocasión cuando empezábamos a dedicarnos profesionalmente a acercar la efectividad a personas y organizaciones.

Como consideramos imprescindible que estos conceptos queden claros, hemos querido dedicar un espacio en el libro a explicar su significado actual en el campo de la efectividad personal. Para ponerlos en contexto y que se entiendan mejor, hemos incluido también qué significan en otros campos —como, por ejemplo, en el de la gestión del tiempo o en el de la planificación tradicional—, así como los errores de interpretación más habituales.

Continuemos ahora con la elección de la expresión «tu éxito» para la parte central del título de nuestro libro. Por desgracia, esta palabra ha sido víctima de un sobreuso sin precedentes en los últimos años por parte de gurús e influencers del pensamiento positivo y del desarrollo personal. Como consecuencia de esta situación, su significado original ha perdido nitidez y, con ello, valor; ahora «éxito» puede significar cualquier cosa, lo que en la práctica equivale a no significar casi nada.

Por eso, nos parecía imprescindible aclarar qué entendemos nosotros por éxito —no solo en este libro en particular, sino también en el campo de la efectividad personal en general— y, sobre todo, a qué nos referimos cuando hablamos de «tu éxito» (el cual, por cierto, solo puedes definirlo tú).

De acuerdo con lo anterior, entendíamos que también era necesario aclarar que no se trataba de un libro más sobre planificación personal y mucho menos sobre planificación tradicional de proyectos empresariales. De hecho, es lo contrario. El libro se centra solo en la parte de la planificación que te puede ser útil a ti y está enfocado de tal manera que puedas aplicarlo con independencia del uso que quieras darle, sea este personal o profesional.

Y llegamos así al final del título: «… con una mente extendida». En este caso, incluir la expresión «mente extendida» era algo obligado al tratarse de un libro que pertenece a la trilogía del mismo nombre. Sin embargo, había otro par de buenas razones adicionales, que por sí solas también habrían justificado esta decisión. Nos referimos a que incluir «mente extendida» en la parte final del título nos facilitaba dos cosas.

Por un lado, daba pie a que pudiéramos integrar la ejecución o implantación del plan dentro de los conceptos «planificar» y «planificación», ya que para nosotros la ejecución es parte inseparable de la planificación.

Y por otro lado, nos brindaba la ventaja de poder ofrecer la posibilidad de utilizar una mente extendida como opción preferente, dejando en tus manos la elección final sobre qué herramienta de organización usar. Así, quienes no hayan leído nuestro primer libro podrán aprovechar este en su totalidad, mientras que quienes sí lo hayan leído recibirán un bonus extra para seguir aprovechando y disfrutando al máximo su mente extendida.

Las Tres Leyes de la Planificación y sus consecuencias

De entre la diversa información que encontramos al indagar un poco en la etimología de la palabra «plan», hubo tres ideas relacionadas con su significado que nos llamaron la atención de manera especial. El motivo no fue su descubrimiento, ni tampoco que nos revelaran nada nuevo o desconocido. Solo eran ideas que nos resultaban familiares, no tanto porque las supiéramos, sino porque en cierto modo las intuíamos.

La primera de estas ideas guarda relación con la temporalidad. Estarás de acuerdo con nosotros en que un plan es, entre otras cosas, una representación que realizamos en el presente de cómo nos gustaría que fuese algo en el futuro.

Esta idea surgió a raíz de uno de los hallazgos que más nos llamó la atención: «plan» y «proyecto» son sinónimos. «Proyecto» viene de «proyectar», que consiste en hacer proyecciones. Cuando las haces, lo que proyectas son imágenes. Estas imágenes pueden ser físicas, y entonces las proyectarías con un proyector, o mentales, en cuyo caso las visualizarías en tu mente. De aquí resulta la primera idea: un plan es una imagen mental —una proyección— que representa en el presente el estado deseado de algo en el futuro.

La segunda idea tiene que ver también con la temporalidad, pero desde otra perspectiva: la naturaleza forzosamente volátil y cambiante de todo plan. Para evitar confundir esta temporalidad con la de la idea anterior, en lo sucesivo nos referiremos a ella como «adaptabilidad».

Decíamos que «proyecto» es un sinónimo de «plan», pero no el único. Por ejemplo, otros significados que aparecen de forma recurrente asociados a la palabra «plan» son: esquema, intención o tentativa. Los tres tienen en común que transmiten el carácter cambiante de «plan». Nos referimos a que los planes definitivos no existen, es imposible que no cambien. Todo plan tiene que cambiar por necesidad, debe adaptarse a la realidad; la plasticidad forma parte inseparable de su naturaleza.

Tal y como nosotros lo entendemos, si un plan no cambia, deja de ser un plan y pasa a ser algo distinto (profundizaremos en ello más adelante). Esto nos lleva a la segunda idea que estamos explicando: un plan es una intención inicial (subjetiva) que se actualiza a medida que la realidad (objetiva) cambia. Dicho de otro modo, un plan nunca es una ruta fija, sino una guía flexible que evoluciona con la realidad y se adapta a ella. Si asimilas esto, y reconcilias de manera habitual tus deseos con la realidad, no solo evitarás la frustración sino que te resultará mucho más fácil planificar tu éxito.

La tercera y última idea es, para nosotros, la más novedosa. En este caso, el hallazgo fue que las palabras «plan» y «plano» guardan una estrecha relación etimológica. Entre otras acepciones, «plano» es el nombre que se le da a una superficie plana (o llana) y sin obstáculos. Esto validaba nuestra convicción sobre la finalidad principal de todo plan, que a su vez es el resumen de esta tercera idea: el propósito de un plan es aportar claridad, es decir, allanar el terreno hacia la consecución del resultado eliminando los obstáculos mentales.

Por extensión de estas tres ideas relacionadas con «plan», y a modo de resumen, tenemos que:

• «Planificar» significa proyectar, es decir, visualizar imágenes mentales que representan en el presente resultados deseados en el futuro.

• «Planificar» también significa hacer un esquema, una declaración de intenciones o una aproximación tentativa a cómo vamos a hacer real esa imagen que hemos visualizado o, en otras palabras, a cómo vamos a conseguir el resultado deseado.

• Por último, «planificar» significa realizar actividades orientadas a ganar claridad, una claridad que procederá de prever necesidades y situaciones probables y de anticipar posibles riesgos y oportunidades; en resumidas cuentas: procederá de pensar.

Ya solo nos quedaría por definir el significado de «planificación», que es el más sencillo de todos: la acción y el efecto de planificar.

A partir de estas ideas que acabamos de exponer, es fácil deducir cuáles son los requisitos que deben cumplirse para que algo pueda ser considerado un plan.

Por su trascendencia, hemos querido ir un paso más allá y dar a estos requisitos carácter de ley. Y así, emulando al gran Isaac Asimov cuando en 1942 enunció las mundialmente conocidas Tres Leyes de la Robótica, enunciamos nosotros ahora las Tres Leyes de la Planificación. Así pues, para ser considerado como tal, todo plan debe, necesariamente:

1. Incluir una proyección del resultado futuro que se desea alcanzar.

2. Asumir su carácter provisional, imperfecto y sujeto a cambios.

3. Aportar claridad a la consecución del resultado.

Gracias a estas tres leyes, ahora dispones de un criterio sólido con el que podrás evaluar, de manera rápida, sencilla y sin miedo a equivocarte, si lo que tienes ante ti es de verdad un plan o si, por el contrario, es otra cosa.

El significado real de «éxito» y cómo definir el tuyo

Paul Dolan es un profesor británico de Ciencias del comportamiento en la London School of Economics y se le considera uno de los principales referentes en el campo de la felicidad, la toma de decisiones y el comportamiento de los consumidores. Además de colaborar como asesor de diversas organizaciones gubernamentales del Reino Unido, es autor de varios libros.

Uno de ellos en particular, Diseña tu felicidad, es para nosotros una obra clave en el ámbito de la efectividad personal. Si leíste nuestro libro Recupera tu vida con una mente extendida, tanto el nombre de Dolan como el título de su obra te resultarán familiares, ya que les dedicamos uno de los capítulos del epílogo.

Buena parte de tu felicidad, bienestar, satisfacción vital, plenitud personal o como prefieras llamarlo está muy condicionada por las circunstancias en las que te ha tocado vivir. Pero hay otra parte que no. Paul Dolan, Stephen Covey, nosotros y otros muchos autores pensamos que el destino no está escrito en piedra y que las personas siempre tenemos un cierto margen de libertad para tomar decisiones en nuestra «zona de influencia» (término acuñado por Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva).

Lo que plantea Dolan en concreto es que la felicidad o el bienestar no solo dependen de factores externos (dinero, salud, estatus social, etc.), sino también de la forma en que diseñamos nuestra vida cotidiana. Dicho de otro modo, la felicidad o el bienestar también son, en parte, consecuencia de nuestras elecciones y por ello está en nuestras manos aumentarlos de forma deliberada. El autor propone diversas estrategias para llevar a cabo este «rediseño vital» (concepto sobre el que profundizaremos en el epílogo) y una de ellas en particular es muy relevante para entender nuestra definición de «éxito».

Dolan afirma que todo lo que haces tiene un impacto en tu felicidad o bienestar. Este impacto será mucho, poco o incluso apenas perceptible y también será positivo o negativo. Dependiendo de las cosas que hagas y del impacto que cause cada una de ellas en tu felicidad o en tu bienestar, el saldo al final del día, de la semana o del periodo que elijas para evaluarlos será positivo o negativo; y lo será mucho o poco.

Desde disfrutar de un buen libro hasta encontrar significado en tus quehaceres diarios, cada elección que tomas contribuye a moldear tu experiencia de vida. ¿No te parece inspirador poder influir en tu bienestar por medio de tus decisiones?

Centrémonos por un instante en las actividades que contribuyen a tu felicidad o bienestar con signo positivo. Estas pueden hacerlo de dos maneras distintas: por medio del placer o por medio del propósito. Las actividades placenteras suman a tu felicidad o bienestar por el mero hecho de hacerlas; por eso las haces. Lo mismo ocurre con las actividades que brindan un sentido de propósito y significado, y esa es la razón por la que también las haces, aunque no sean placenteras. Disfrutar de un buen libro, de un paseo por la montaña o de una cena agradable en buena compañía son ejemplos de las primeras. Trabajar, preparar unas oposiciones o limpiar tu casa son ejemplos de las segundas. También hay actividades que contribuyen en ambos términos, esto es, te hacen sentir bien por el simple hecho de hacerlas y también porque hacerlas tiene un propósito o una razón de ser para ti, un «para qué».

Nuestra definición de «éxito» se basa en los resultados que alcanzas y que suman a tu felicidad o bienestar porque cumplen un propósito y tienen un sentido para ti: responden a un «para qué hago esto», al margen de que aquello que hagas para conseguirlos pueda ser o no placentero en sí mismo.

Otro buen motivo por el que elegimos para el título de este libro la expresión «tu éxito» en lugar de «el éxito» es que hablar de éxito en sentido abstracto —«el éxito»— es como no decir nada. Para ser éxito es necesario que alguien le dé ese significado; el éxito siempre es éxito «para alguien».

Una de las cosas que más nos gusta del término «éxito» es que su belleza radica en su subjetividad: nadie puede definir tu éxito aparte de ti, ya que solo tú sabes qué logros tienen sentido para ti y qué resultados concretos contribuirán a tu felicidad o bienestar de forma positiva cuando los consigas. Por eso hablamos de «planificar tu éxito» y no de «planificar el éxito».

Porque, en definitiva, el éxito es un viaje personal en el que avanzas hacia una diversidad de metas que son significativas para ti y que, precisamente por eso, te llenarán de una profunda satisfacción cuando las alcances.

Por qué «con una mente extendida»

Cuando los resultados esperados no se alcanzan, la práctica habitual es atribuir la culpa del fracaso a una mala planificación. Si bien es cierto que un mal diseño favorece una mala ejecución, lo que nos dice nuestra experiencia es que los planes fallan más a menudo por defectos de ejecución que por defectos de diseño.

Planificar bien es tan imprescindible como insuficiente, ya que un buen plan por sí solo no asegura nada. Para que un plan arroje los resultados deseados hay que ejecutarlo como es debido, pero, sobre todo, hay que ejecutarlo. Como decía el gran Peter Drucker, «La estrategia es una commodity,[1] la ejecución es un arte».

Esa afirmación tiene mucho sentido. Si lo piensas un momento, por mucho tiempo y recursos que dediques a la planificación, siempre supondrán solo una pequeña parte de lo que requerirá la ejecución completa del plan, es decir, la consecución del resultado. En consecuencia, y aunque haya excepciones, un plan mediocre bien ejecutado te acercará más a lo que quieras lograr que un plan que sea excelente pero se ejecute mal.

Llegados a este punto, conviene diferenciar entre la calidad de la ejecución y la calidad del resultado, dos elementos muy distintos que en ocasiones se confunden.

Aunque no es lo habitual, ocurre que planes ejecutados a la perfección fracasan y no logran el resultado esperado. Lo contrario también es cierto: hay planes mal ejecutados que, aun así, son un éxito y alcanzan su resultado. Y, entre estos dos ejemplos extremos, cabe un abanico de múltiples combinaciones. Como todo el mundo sabe, la suerte, los imponderables y los errores ajenos están ahí y no se pueden ignorar.

A nosotros, como personas efectivas que somos, lo que nos interesa es centrar la atención en aquellos aspectos de la ejecución del plan que está en nuestras manos gestionar, al margen del resultado. Profundicemos ahora en dichos aspectos.

Uno de los obstáculos a los que se enfrenta la ejecución es que planificar suele ser más divertido que ejecutar.

Primero, porque planificar casi siempre conlleva una cierta actividad creativa, mientras que la ejecución tiende a ser solo operativa.

Segundo, porque la planificación es un evento, algo que empiezas y terminas de una vez o, en su defecto, en un plazo breve. Por el contrario, la ejecución es un proceso que, en la mayoría de los casos, se extiende a lo largo de varios días, semanas e incluso meses.

Si combinamos el escaso interés propio de los trabajos operativos con el decaer del entusiasmo inicial al pasar el tiempo, es fácil entender por qué la ejecución del plan se va haciendo más y más aburrida a medida que se alarga.

Otro obstáculo, mayor incluso que el anterior, es que mucha gente carece de un sistema adecuado para gestionar recordatorios. Durante la planificación, a menudo se toman un gran número de decisiones y se aplazan otras tantas. También es frecuente manejar un volumen considerable de información. ¿Qué se hace con todo esto una vez finalizada la fase de planificación? Las prácticas más frecuentes son archivarlo o trasladarlo a herramientas de gestión de proyectos o de tareas. Como veremos más adelante, el problema es que ninguna de estas opciones ayuda a la buena ejecución del plan, sino más bien al contrario.

Resumiendo, los dos grandes obstáculos a los que se enfrenta la ejecución de los planes son:

a) La ejecución es más aburrida que la planificación.

b) La falta de un sistema adecuado para gestionar recordatorios.

La buena noticia es que podemos actuar sobre ambos obstáculos, aunque la capacidad de acción sobre el primero es algo más limitada que la que podríamos llevar a cabo sobre el segundo, ya que el primero guarda una estrecha relación con comportamientos que están muy enraizados en nuestra naturaleza. Sin embargo, el margen de actuación sobre el segundo es muy amplio. En ambos casos, la solución consiste en aplicar estrategias sencillas que están al alcance de cualquier persona y que comparten un elemento común: contar con el apoyo de una mente extendida.